Form Yönetimi

Form ve Danışan Yönetimi özelliği, şirketlere müşteri taleplerini kaydetmek, yönetmek ve izlemek için bir araç sunar. Bu özellik, web sitelerindeki veya diğer dijital platformlardaki formlar aracılığıyla gelen müşteri bilgilerini toplamak ve bu bilgileri CRM sisteminde görüntüleyip düzenlemek için kullanılır.

forum-ve-danışma

mez eSoft CRM

Form Yönetim Modulü

Form Yönetim Modulü Satış Temsilcilerinin kanallardan gelen potansiyel danışan adaylarının formlarını yönettiği sayfadır.  Modül farklı Hizmetler ve farklı tarihlerden Satış Temsilcisinin inceleyeceği formu görüntüleme ve incelemesini sağlar. Formlar kanallardan geldiği zaman temsilcilere atanılır. Atanmadıysa yetkilere sahip herhangi bir kullanıcı detaya girmek zorunda kalmadan hangi hizmete aitse o hizmet ile ilgilenen temsilciye atama yapabilir. 

Form Modülünde kanaldan iletilen forma ait tüm bilgiler bulunmaktadır. Dış Yüzden tüm kişisel bilgilere ulaşılabilmekte aynı zamanda form durumu görüntülenebilmektedir. Örneğin “WhatsApp Message Sent” Durumunda iken formun önceden hangi durumda olduğu da dahil bu pencereden detaya inmeden görüntülenebilmektedir. Form Yönetimi Modülü Kanaldan iletilen formun hangi zaman da iletildiğini ve değişiklikleri göstererek temsilcinin doğru danışmana yardımcı olmasını sağlar. 

Form Yönetim Sayfasında filtreleme sistemi kullanıcının kendi için atadığı özel filtreleri de destekler. Belirli bir hizmet ve durumdaki formları önceden filtreleyen bir kullanıcı bu filtrelemeyi kaydedip tekrardan giriş yaptığında tek tıkla bu filtrelere erişebilir.

Form Yönetimi - Filtreleme

Form filtreleme özelliği bir kaç parametre ile birlikte kullanıcıya talep edilen formları göstermek için yararlı bir araçtır. Filtre üzerindeki parametreler:

Ülke: Formlar geldiği kanala bağlı olarak telefon numarası ile gelir ve sistem telefon numarası da dahil birkaç değere bakarak formlara otomatik olarak ülke atar. Bazı durumlar haricinde sistem ülkeyi bularak danışan formu ile ilişkilendirilir ve bu formu ülkesine göre filtrelemenize yardımcı olur.

Kanal: Özellik formun hangi platform tarafından iletildiği konusunda kullanıcıya bilgi verir. Örneğin “Website” kanalı ile gelen bir form kullanıcının mez eSoft CRM ile ilişkilendirdiği sitesi üzerinden doldurulup otomatik olarak sisteme düştüğünü gösterir.

Hizmet: Firmanızın oluşturduğu hizmetlere bağlı olarak filtreleme seçeneğidir. Bu seçenekte gelen formlar CRM’e ulaştığında CRM’in formun verilerine bakarak hangi platformdan hangi hizmet için doldurulduğunu bulup ilişkilendirmesi sayesinde örneğin “10 Mayıs” Etkinliği ya da “18 Haziran” Etkinliği için doldurulduğu ayırt edilebilir. Kullanıcı bu hizmetleri ayarlardan oluşturabilir. Hizmetin üzerine tıklayarak kullanıcı formun hangi “Hizmet” ya da “Hizmetler” e ait olduğunu manuel olarak atayabilir.

Kullanıcı: Sistem tarafından ya da manuel olarak formlarla ilişkilendirilmiş bir kullanıcı için arama seçeneğidir. Kullanıcıya hangi formların atandığını görmenizi sağlar.

Form Durumu: Formun en son kullanıcı tarafından değiştirilen durumu görüntülemek için kullanılır. Yeni gelen formlar yada tamamlanmış formlar gibi seçenekleri görüntülemek için kullanılabilecek bir filtreleme seçeneğidir.

Not Durumu: Form Durumunun yanında özel olarak kullanıcı notları durumundan birine uyan formların görüntülenmesini sağlayan durumdur. Hala Mesaj Atıldı form durumunda olan bir forma, randevunun verildiği gibi bir notun girilmesi durumunda sadece randevu verilenlerin listelenmesinin istendiği durumlarda kullanılabilir.

Kayıt/Güncelleme Tarihi: Bu ayarda seçilecek olan tarih filtresinin hangi şekilde kullanılmasını seçebilirsiniz. Formun Hangi günden Kayıt yapılan yada güncellenen formları seçmesini istiyorsanız bu filtreleme seçeneğini kullanabilirsiniz.

Formlarda Ara: Danışan ismi ile gelen formlar arasında filtreleme yapmanızı sağlayan filtreleme seçeneğidir.

Form Yönetimi - Oluştur

Form Yönetimi Modülünde sadece kanallardan gelen formlar değil manuel olarak eklenen formlarda görüntülenir. Bu formları Form Yönetimi sayfasında sağ üst köşeden oluşturabilirsiniz.

Form Oluştururken normalde bir form kanalından gelmesi gereken verileri elle doldurmanız istenmektedir. Bu veriler İsim, Telefon Numarası, Eposta, Ülke, Müşteri Durumu, Kanal, Hizmetler ve Kayıt Tarihidir. Aralarında Sadece durum alanı zorunludur ve boş bir form bile eklenebilir. Form görüntülenecek ve değiştirmek istediğiniz alanlara erişebileceksiniz.

Form görüntülendiğinde satış temsilcisi verisi girilmediği için üzerinde “Temsilci Tanımla” seçeneği bulunacaktır. “Temsilci Tanımla” Butonuna basarak o forma atanabilecek kullanıcıları görüntüleyebilir ardından seçebilirsiniz. Form oluşturulduğunda tıpkı diğer formlar gibi filtreleme özelliklerine sahiptir. Oluşturma, Güncelleme tarihi, Not Ekleme ve Durum değiştirme gibi diğer kanallardan gelen formlardan bir farkı olmayacaktır.

Form Yönetimi - Detay

Formlardan herhangi birinin üzerine tıklayarak formu detaylı görüntülediğiniz bir sayfaya ulaşabilirsiniz. Sayfa 3 Bölümden oluşmaktadır bu bölümler:

Form Bilgileri: Sayfanın sol kısmında yer alan Form bilgileri kısmı az önce Form Yönetimi Sayfasında gördüğünüz tüm bilgiler ve fazlasının görüntülendiği kısımdır. Bu kısımda kanaldan form ile gelen ekstra bilgiler bulunur. Örneğin Meta Reklamlarından gelen formlarda kişisel soru seçeneği ile gönderilen bilgiler bu kısımda görüntülenir. Bunlara ek olarak Sistem yada Kullanıcı tarafından form ile ilişkilendirilen danışanın Danışan Sayfasında görüntülemek için tıklamanız gereken bir butonda bu kısımda yer alır.

Genel Bakış: Sayfanın gövde kısmını kaplayan bu bölüm gelenden çok formun kendi iç bilgilerini ve CRM kısmında olan bilgileri içerir. Kayıt tarihi, Kayıt Şekli, Güncellenme tarihi ve Durumunu gösteren bu kısım Form yönetimi sayfasında da görülebilen bilgileri içeriyor. iki sekmeden oluşan bu kısmın diğer sekmesi yani “İşlem Geçmişi” Form üzerinde yapılan bütün değişiklik ve güncellemelerin kaydının tutulduğu sekmedir. 

Form Notları: Satış Temsilcileri tarafından forma eklenen bütün notlar ve bunlarla gelen not durumu güncellemeleri bu kısımda görüntülenir. Form notlarının tamamının düzenlenebileceği veya silinebileceği bu bölümde ayrıca yeni not oluşturulabilir. oluşturulan yeni notlarda bu kısımda görüntülenir. Notları kimin oluşturduğu ve durumları gibi bütün detaylar bu kısımda görüntülenir.

Scroll to Top